Das Postfach läuft über
Jeden Morgen dutzende Mails von Mietern, Eigentümern und Handwerkern. Allein das Lesen, Zuordnen und Weiterleiten kostet Stunden.
Die KI liest E-Mails, nimmt Anrufe entgegen und erfasst Schadensmeldungen. Sie ordnet jede Anfrage dem richtigen Objekt zu und bereitet alles so vor, dass Ihr Team nur noch prüfen und freigeben muss.
Hausruf befindet sich in der Pilotphase. Ich richte die Assistenz gemeinsam mit den ersten zehn Verwaltungen ein und entwickle sie mit deren Erfahrungen weiter.
Hausverwaltungen verlieren jeden Tag Zeit an Aufgaben, die sich ständig wiederholen. Genau dort setzt Hausruf an.
Jeden Morgen dutzende Mails von Mietern, Eigentümern und Handwerkern. Allein das Lesen, Zuordnen und Weiterleiten kostet Stunden.
Ständige Unterbrechungen, Rückrufe und Notizen auf Zetteln. Außerhalb der Sprechzeiten geht vieles verloren.
Offene Stellen bleiben lange unbesetzt, und das bestehende Team trägt die Mehrarbeit. Neue Objekte müssen Sie womöglich ablehnen.
Diese Simulation zeigt das Konzept, das wir im Pilot gemeinsam für Ihre Verwaltung umsetzen: Nachrichten kommen per E-Mail, Telefon und WhatsApp, die KI ordnet zu, bestätigt den Eingang und bereitet die Antwort vor. Klicken Sie eine Nachricht an.
Simulation mit fiktiven Nachrichten. Sie veranschaulicht den geplanten Ablauf. Es wird nichts gesendet, und keine Daten verlassen Ihren Browser.
Ein Mieter meldet morgens einen Wasserfleck. So sieht der Weg bis zur Antwort heute oft aus, und so mit KI-Assistenz.
Diese Bausteine richte ich in der Pilotphase gemeinsam mit Ihnen ein, beginnend mit dem Bereich, der Ihr Team am meisten Zeit kostet. Sie ergänzen Ihre bestehende Software: kein Systemwechsel, keine neue Oberfläche für Ihre Mieter.
Jede Nachricht wird dem richtigen Objekt, der Einheit und dem Vorgang zugeordnet, auch wenn der Absender keine Adresse nennt. Dazu Kategorie, Dringlichkeit und ein Antwortvorschlag.
Anrufe außerhalb der Sprechzeiten werden angenommen, verschriftlicht und als Vorgang angelegt.
Fehlende Angaben werden nachgefragt, Fotos zugeordnet und der Auftrag für den Handwerker fertig vorbereitet.
Lange E-Mail-Verläufe auf einen Satz gebracht, damit Ihr Team sofort weiß, worum es geht.
Rechnungen werden ausgelesen, dem Objekt zugeordnet und zur Freigabe vorbereitet.
Aus der Aufnahme einer Eigentümerversammlung entsteht ein strukturierter Protokollentwurf mit allen Beschlüssen und Abstimmungsergebnissen.
Die Assistenz arbeitet mit Ihrem E-Mail-Postfach zusammen und übergibt Vorgänge an die Software, die Sie bereits nutzen. Welche Anbindung bei Ihnen möglich ist, prüfen wir vor dem Pilot gemeinsam.
Wie viel Zeit steckt in Ihrem Team in wiederkehrender Bearbeitung? Stellen Sie Ihre Werte ein, das Ergebnis aktualisiert sich sofort.
Rechenbeispiel auf Basis Ihrer eigenen Annahmen, keine Zusage. Ihre Eingaben werden nicht gespeichert oder übertragen.
Mieterdaten sind sensibel. Welche Dienste im Pilot zum Einsatz kommen, erfahren Sie vorab schriftlich. Außerdem gelten diese Grundsätze:
Ich setze auf Dienste mit Datenverarbeitung in der EU. Wo das im Einzelfall nicht möglich ist, erfahren Sie es vor dem Start.
Vor jedem Pilot schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.
Ich nutze nur KI-Anbieter, die Ihre Daten laut Vertrag nicht zum Training ihrer Modelle verwenden.
Die KI bereitet vor. Gesendet wird nur, was Ihr Team freigibt.
Klein beginnen, Nutzen messen, dann ausbauen.
15 Minuten: Wo verliert Ihr Team die meiste Zeit, und welche Programme nutzen Sie?
Ich richte die Assistenz für genau einen Bereich ein, meist den Posteingang, und teste sie mit anonymisierten Beispielen aus Ihrem Alltag.
Ihr Team arbeitet einige Wochen damit. Wir messen gemeinsam, wie viel Zeit es tatsächlich spart.
Überzeugt das Ergebnis, bauen wir aus. Wenn nicht, endet der Pilot ohne weitere Verpflichtung.
Hausruf befindet sich in der Pilotphase. Die interaktive Vorschau ist eine Simulation und zeigt, wie die Assistenz arbeiten wird. Im Pilot richte ich sie für einen Bereich Ihrer Verwaltung ein und entwickle sie mit Ihrem Feedback weiter. So entsteht eine Lösung, die zu Ihrem Alltag passt, statt eines Standardprodukts.
Nein. Die Assistenz arbeitet mit Ihrem bestehenden E-Mail-Postfach und übergibt die vorbereiteten Vorgänge an die Programme, die Sie bereits nutzen. Welche Anbindung in Ihrem Fall möglich ist, klären wir im ersten Gespräch.
Nein. Sie ordnet ein, fasst zusammen und schreibt Entwürfe. Gesendet wird erst, wenn eine Person aus Ihrem Team freigibt. Einzige Ausnahme ist auf Wunsch eine automatische Eingangsbestätigung.
Bei klaren Anliegen wie Schadensmeldungen oder Fristfragen sehr zuverlässig, bei ungewöhnlichen Fällen markiert sie die Nachricht zur Prüfung. Genau das testen wir im Pilot mit Beispielen aus Ihrem Alltag, bevor Ihr Team damit arbeitet.
Vor dem Start schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ich setze auf Dienste mit Datenverarbeitung in der EU und nutze nur KI-Anbieter, die Ihre Daten laut Vertrag nicht zum Training verwenden. Welche Dienste genau zum Einsatz kommen, erhalten Sie vor dem Pilot schriftlich.
Nein. Ihr Team sieht vorbereitete Vorgänge und Antwortentwürfe und entscheidet wie bisher. Die Einrichtung übernehme ich.
Das hängt vom Umfang ab und wird vorab transparent vereinbart. Im ersten Gespräch erhalten Sie eine klare Einschätzung, bevor Sie sich für irgendetwas entscheiden.
Kein Verkaufsgespräch, keine Unterlagen nötig. Ich melde mich in der Regel innerhalb eines Werktags zurück.
Angaben gemäß § 5 DDG
Jonas-P. BourTelefon: +49 176 57946994
E-Mail: jonas.bour@ki-hausverwaltung.com
Website: ki-hausverwaltung.com
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Stand: Oktober 2026